НОРМАТИВНАЯ БАЗА УЧЕТА СИЗ
-
Трудовой кодекс РФ, статья 221 — закрепляет обязанность работодателя обеспечивать работников средствами индивидуальной защиты
-
Приказ Минтруда России № 766н от 29.10.2021 — устанавливает правила обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами
-
Приказ Минтруда России № 767н — утверждает единые типовые нормы выдачи СИЗ
-
Федеральный закон № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» — определяет порядок проведения СОУТ и ее использование при назначении СИЗ
-
Методические подходы к оценке профессиональных рисков — применяются для уточнения потребности в средствах защиты
-
Локальные нормативные акты работодателя (порядок обеспечения СИЗ, нормы выдачи, регламенты учета и хранения)
УЧЕТ СРЕДСТВ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РАБОТНИКОВ
К средствам индивидуальной защиты относят спецодежду, обувь и изделия, предназначенные для снижения воздействия вредных факторов производства, включая химические вещества, пылевые загрязнения, излучение и температурные нагрузки. Порядок их предоставления регламентирован приказом Минтруда № 766н, вступившим в силу с 01.09.2023. До 01.01.2025 допускалось использование как единых типовых норм, так и отраслевых стандартов.
С 2025 года обеспечение СИЗ формируется на основе:
-
единых типовых норм выдачи;
-
результатов специальной оценки условий труда;
-
оценки профессиональных рисков с учетом мнения профсоюзных органов при их наличии.
Работодатель организует полный цикл обращения средств защиты:
-
хранение, обслуживание, очистка и восстановление;
-
замена по завершении нормативного срока использования.
Учет выдачи осуществляется через персональную карточку, оформляемую на каждого сотрудника. Документ применяется для контроля сроков эксплуатации и плановой замены защитных средств.
В учетной форме фиксируются:
-
перечень и объем выданных средств;
-
даты выдачи и начала использования;
-
установленный период эксплуатации.
Карточка заводится при трудоустройстве или переводе работника при отсутствии ранее оформленного учета. Начало срока использования определяется датой фактического применения СИЗ. Эксплуатация средств сверх установленного периода рассматривается как нарушение требований охраны труда и влечет ответственность работодателя.
ВЫБОР БЛАНКА ДЛЯ УЧЕТА ВЫДАЧИ СИЗ
Форма личной карточки закреплена в приложении № 2 к правилам, утвержденным приказом № 766н. Документ допускается вести на бумаге или в цифровом формате. Установленный образец применяется как базовый, его использование исключает необходимость разработки собственного шаблона.
Причины использовать утвержденный вариант:
-
в него включены данные по дерматологическим СИЗ и смывающим средствам, отдельный учет таких средств отменен;
-
фиксация их выдачи выполняется в этой же карточке в соответствии с установленными требованиями.
Карточка содержит обязательный набор сведений. Работодатель вправе дополнять форму, но удаление предусмотренных полей не допускается.
Ограничения при ведении учета:
-
применение устаревших бланков, утвержденных приказом № 290н, рассматривается как нарушение;
-
ранее оформленные карточки сохраняются и приобщаются к новым, без переноса данных.
В актуальной форме отсутствует показатель износа. Средства, возвращенные до окончания срока службы, повторно сотрудникам не выдаются.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ КАРТОЧКИ ВЫДАЧИ СИЗ
Карточка заводится, если должность работника включена в утвержденные нормы обеспечения СИЗ. Заполнение выполняется после проведения вводного инструктажа. Используются обе стороны бланка.
На лицевой части фиксируются персональные и учетные данные:
-
идентификационные сведения работника и параметры для подбора СИЗ (размеры, рост);
-
должность по классификатору, подразделение и перечень положенных средств с указанием норм выдачи.
Документ оформляет назначенный сотрудник, который отвечает за ведение учета. В электронном формате вместо подписи применяются реквизиты учетных документов, подтверждающих получение.
Оборотная сторона предназначена для отражения движения СИЗ:
-
указываются характеристики средств (наименование, модель, защитные свойства) и фактические даты выдачи с количеством;
-
фиксируется возврат с указанием сроков и объема, за исключением одноразовых и дерматологических средств.
Для дерматологических СИЗ дополнительно отмечается способ выдачи (индивидуально или через дозирующее оборудование). Подтверждение операций выполняется через реквизиты документов, без обязательной подписи ответственного лица.
Ведение и оформление карточек СИЗ закрепляют отдельным распорядительным документом за назначенным работником. Специалист по охране труда не занимается их заполнением и выполняет только проверку корректности учета.
ХРАНЕНИЕ КАРТОЧЕК УЧЕТА СИЗ
Карточки учета СИЗ размещают в месте, определенном внутри организации. Чаще всего их держат у материально ответственного лица на складе, организуя отдельную систему хранения с разграничением по сотрудникам. Конкретный порядок компания устанавливает самостоятельно с учетом своей структуры и удаленности подразделений. При распределенной работе хранение может быть закреплено за бухгалтерией, административно-хозяйственной службой, кладовщиком или руководителем подразделения.
Правила хранения и учета, а также порядок обеспечения работников средствами защиты закрепляют внутренним нормативным документом. В нем фиксируют ответственных лиц, место размещения и правила доступа к карточкам.
При ведении учета в электронном формате дополнительно применяют журнал регистрации выдачи карточек, который позволяет отслеживать их оформление и движение.
ПЕРИОД ХРАНЕНИЯ КАРТОЧЕК СИЗ ПОСЛЕ ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
После увольнения работника его личная карточка учета СИЗ остается в архиве организации. Это связано с необходимостью подтверждения фактов выдачи и использования средств защиты в случае проверок, а также для внутреннего учета затрат на обеспечение персонала.
Документы могут запрашиваться при контрольных мероприятиях, поскольку фиксируют полный цикл выдачи и замены защитных средств. Также они используются при финансовом анализе расходов на закупку СИЗ.
Установленный срок хранения составляет три года и распространяется на документы, связанные с обеспечением работников средствами индивидуальной защиты. Отдельно для ведомостей выдачи предусмотрен более короткий период хранения.
Ключевые ориентиры хранения:
-
контроль со стороны надзорных органов при проверках учета СИЗ;
-
использование данных при расчетах и подтверждении затрат на закупку средств защиты.
Для разных видов учетной документации установлены разные сроки:
-
карточки учета СИЗ хранятся не менее трех лет;
-
списки выдачи имеют сокращенный срок хранения — один год.
При отсутствии отдельного регламента для карточек применяется более длительный срок хранения как базовый вариант. Отсчет периода начинается с 1 января года, следующего за годом увольнения сотрудника.
